Eigene Felder: Teilnehmerfelder und Buchungsfelder

Schluss mit Rückfragen per WhatsApp und Zetteln am Empfang. Mit eigenen Feldern fragst du genau das ab, was du für deine Kurse wissen musst, und zwar direkt bei der Registrierung oder bei der Buchung. Ob jemand eine Leihmatte braucht, welche T-Shirt-Größe er trägt oder bei welcher Krankenkasse er versichert ist: Du hast es schwarz auf weiß, bevor der Kurs beginnt.

Teilnehmerfeld oder Buchungsfeld?

Es gibt zwei Arten eigener Felder. Die Frage ist immer: Gilt die Angabe für die Person oder nur für diese eine Buchung?

Schritt 1: Vorabfunktion einschalten

Öffne oben rechts dein Profil und schalte auf der Karte „Vorabfunktionen“ den Eintrag „Eigene Felder“ ein. Das gilt auf jedem Gerät, auf dem du angemeldet bist.

Sobald deine Organisation ein eigenes Feld hat, sehen alle Administratoren und Trainer die Funktion, auch ohne den Schalter.

Schritt 2: Eigene Felder anlegen

Gehe auf Verwaltung → Einstellungen. Dort findest du die Karte „Eigene Felder“ mit zwei Abschnitten: Teilnehmerfelder und Buchungsfelder. Mit „Teilnehmerfeld anlegen“ bzw. „Buchungsfeld anlegen“ kommt ein neues Feld dazu, mit Stift und Mülleimer bearbeitest oder löschst du es.

Für jedes Feld wählst du einen Namen und einen Typ:

• Text: freier Text, höchstens 500 Zeichen.
• Auswahl: Deine Teilnehmer wählen genau eine Feldoption aus einer Liste, zum Beispiel S, M, L, XL.
• Zahl: wahlweise mit Minimum und Maximum, zum Beispiel eine Schuhgröße von 30 bis 50.

Beim Teilnehmerfeld legst du zusätzlich fest, was die Registrierung fragt und ob Trainer den Feldwert in ihren Teilnehmerlisten sehen.

Teilnehmerfelder bei der Registrierung abfragen

Je Teilnehmerfeld entscheidest du unter „Bei der Registrierung“:

• Pflichtfeld: Ohne Angabe ist keine Registrierung möglich.
• Freiwillig: Das Feld steht im Formular, darf aber leer bleiben.
• Nicht abfragen, nur die Verwaltung trägt ein: Das Feld taucht im Formular gar nicht auf, zum Beispiel für interne Notizen wie einen Notfallkontakt, den du selbst einträgst.

Die Felder stehen im Registrierungsformular nach den übrigen Angaben, und zwar auf allen drei Wegen: bei der Registrierung über deinen Registrierlink, wenn sich jemand mit einem bestehenden kursifant-Konto bei dir anmeldet, und beim Bestätigen einer Einladung.

Bestehende Teilnehmer: Feldwert in den Benutzer-Details pflegen

Wer schon bei dir registriert ist, wird nicht nachträglich gefragt. Den Feldwert trägst du in der Detailansicht des Benutzers ein: Karte „Teilnehmerfelder“, Stift anklicken, Wert eintragen, mit Enter oder dem Häkchen speichern. Esc bricht ab. Speicherst du ein leeres Feld, wird der Feldwert gelöscht.

Teilnehmerfelder in den Benutzer-Details sehen und ändern Administratoren und Trainer Global.

„In Teilnehmerlisten zeigen“

Schaltest du das beim Teilnehmerfeld ein, sehen auch deine Trainer den Feldwert bei ihren Terminen, nur zum Lesen. Er steht dann als eigener Reiter mit Personen-Symbol in der Karte „Feldwerte der Buchungsfelder“ auf der Terminseite (siehe Feldwerte auswerten). Ist es aus, steht er nur in den Benutzer-Details.

Buchungsfelder einem Termin zuordnen

Ein Buchungsfeld fragt erst etwas ab, wenn es an einem Termin hängt. Öffne dazu den Termin, den Block oder die Terminvorlage mit „Bearbeiten“. Unter dem Buchungsprofil findest du den Abschnitt „Buchungsfelder“:

• „Buchungsfeld hinzufügen“ zeigt alle Buchungsfelder deiner Organisation, die noch nicht dranhängen. Über „Neues Buchungsfeld anlegen …“ legst du direkt hier ein neues an.
• Mit dem Haken „Pflicht“ wird das Feld zur Pflichtangabe: Ohne Feldwert keine Buchung.
• Mit den Pfeilen legst du die Reihenfolge im Buchungsdialog fest, mit dem X nimmst du ein Feld wieder ab.
• Bis zu 10 Buchungsfelder je Termin oder Block.

Gut zu wissen:

• Terminvorlagen: Hängen Buchungsfelder an der Terminvorlage, übernimmt „Terminvorlage einfügen“ sie ins Formular. So musst du sie nicht bei jedem Kurs neu zuordnen.
• Kopieren und Wiederholungen: Kopierte und wiederholte Termine behalten ihre Buchungsfelder.
• Blöcke: Bei einer Blockbuchung hängen die Buchungsfelder am Block, nicht an den einzelnen Terminen. Dein Teilnehmer füllt sie einmal für den ganzen Block aus.

So sieht es für deine Teilnehmer aus

Hat ein Termin Buchungsfelder, öffnet „Buchen“ immer einen Dialog. Dort stehen die Felder in deiner Reihenfolge, jeweils mit „(Pflicht)“ oder „(freiwillig)“. Gebucht wird mit „Verbindlich buchen“.

Fehlt eine Pflichtangabe, bucht kursifant nicht, sondern markiert das Feld:

• Das gilt genauso für „Warteliste buchen“ und für „Block buchen“.
• Zahlt dein Teilnehmer online, stehen die Buchungsfelder auf der Bestellseite unter „Deine Bestellung“.
• Im Dialog steht: „Deine Feldwerte sieht nur die Organisation. Nach dem Buchen kannst du sie nicht mehr ändern.“ Muss doch etwas geändert werden, machst du das (siehe nächster Abschnitt).

Feldwerte auswerten und ändern

Auf der Terminseite steht unter den Buchungen die Karte „Feldwerte der Buchungsfelder“ (beim Block unter der Teilnehmer-Tabelle). Je Feld gibt es einen Reiter. Bei einer Auswahl siehst du auf einen Blick, wie oft welche Feldoption gewählt wurde, und wer. Perfekt, um vor dem Kurs die richtige Zahl Leihmatten bereitzulegen.

Bei Text steht der Feldwert hinter dem Namen, Zahlen sind aufsteigend sortiert. Wer nichts angegeben hat, steht unten unter „Ohne Feldwert“.

Ändern: Klick auf einen Namen. Es öffnen sich alle Feldwerte dieser Buchung. Pflicht gilt hier nicht, du kannst also auch etwas leeren. Das dürfen alle, die die Buchungen des Termins sehen, also auch der Trainer des Kurses.

Felder ändern und löschen

• Feldoption umbenennen: ändert auch alle bisherigen Feldwerte mit. Aus „L“ wird überall „Large“.
• Feldoption entfernen: Wurde sie noch nie gewählt, ist sie weg. Wurde sie schon gewählt, wird sie nur ausgeblendet: Neu wählen kann sie niemand mehr, wer sie gewählt hat, behält sie. Mit „Wieder anbieten“ holst du sie zurück.
• Feld löschen: Vorher zeigt kursifant, an wie vielen Terminen das Feld hängt und wie viele Feldwerte mit ihm verloren gehen, auch an vergangenen Buchungen. Das lässt sich nicht rückgängig machen.

Häufige Fragen

Nächste Schritte