IRENA und T-RENA: Nachsorgetermine verwalten

Kennst du das?

Das Training dauert eine Stunde. Die Planung drumherum den ganzen Tag

IRENA und T-RENA sind Nachsorgeprogramme der Deutschen Rentenversicherung: Nach der Reha trainieren Versicherte wohnortnah weiter, in einer bewilligten Zahl von Einheiten, meist neben dem Beruf. Genau das macht die Planung anstrengend — viele einzelne Termine, viele Verschiebungen, und am Ende muss jede Einheit nachweisbar sein.

Eine Nachsorge besteht aus vielen kleinen Terminen. Wenn jeder davon einmal durch eure Hände geht, ist die Verwaltung länger beschäftigt als die Trainingsfläche.

So läuft die Nachsorge

Fünf Schritte, danach läuft es ohne euch

Die Einrichtung ist einmalig. Ab dem zweiten Patienten sind es zwei Klicks: Guthaben gutschreiben, fertig.

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   Trainingszeiten einmal anlegen

   Jeder Trainingsslot wird ein Termin — Montag 17, 18 und 19 Uhr, dazu Mittwoch und Freitag. Als Terminserie einmal angelegt, läuft der Plan weiter. Die Platzzahl setzt ihr auf das, was Fläche und Geräte hergeben.

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   Einheit = ein Punkt

   Beim Kurs aktiviert ihr „Teilnahme kostet Punkte“ und setzt den Wert auf eins. Ab jetzt kostet jede gebuchte Trainingseinheit genau eine Einheit vom Guthaben.

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   Bewilligte Einheiten gutschreiben

   Kommt jemand mit einer Bewilligung, schreibt ihr die Einheiten als Guthaben gut — auf Wunsch zeitlich begrenzt, mit Gültigkeit von und bis. Nach Ablauf verfallen die Punkte automatisch, statt dass sie jemand nachhalten muss.

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   Termine bucht der Patient

   Er sieht alle freien Slots und bucht einzeln, wie es in den Schichtplan passt. Wer eine feste Reihe will, den tragt ihr mit der Mehrfachbuchung in einem Schritt ein. Jede Buchung zieht einen Punkt ab, jede rechtzeitige Absage gibt ihn zurück. Der Reststand steht bei ihm im Konto, die Frage „wie viele hab ich noch?“ beantwortet sich selbst.

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   Anwesenheit abhaken, Nachweis mitnehmen

   Im Training öffnet ihr die Teilnehmerliste auf dem Tablet und hakt ab, wer da war. Die Liste lässt sich ausdrucken oder als Datei weiterverwenden — für eure Dokumentation und die Abrechnung, die ihr wie gewohnt selbst erstellt.

Ehrlich beantwortet

Was Nachsorge-Anbieter uns am häufigsten fragen

Gerade die Fragen, bei denen die Antwort „das kann kursifant nicht" lautet — die sollte man vor dem Testen kennen, nicht danach.

Ist kursifant eine Nachsorgesoftware für IRENA und T-RENA?

Nein. kursifant ist eine Kursverwaltung, die für diesen Anwendungsfall gut passt — weil eine bewilligte Nachsorge strukturell dasselbe ist wie eine Zehnerkarte: eine feste Zahl von Einheiten, die in begrenzten Gruppen abtrainiert wird. Antrag, Bewilligung und Abrechnung mit der Rentenversicherung laufen weiterhin auf euren bisherigen Wegen.

Wie bilde ich die bewilligten Einheiten ab?

Als Guthabenpunkte: Ein Punkt entspricht einer Trainingseinheit. Ihr schreibt einer Person die bewilligte Anzahl gut, beim Buchen wird automatisch abgezogen, bei rechtzeitiger Absage automatisch zurückgebucht. Punkte lassen sich zusätzlich zeitlich begrenzen — mit Gültigkeit von und bis, passend zum Bewilligungszeitraum. Danach verfallen sie von selbst. Die Mechanik steht in der Anleitung zu Guthabenkarten mit automatischer Verbuchung.

Kann ich jemandem eine feste Terminreihe auf einmal eintragen?

Ja, mit der Mehrfachbuchung. Wer immer dienstags um 18 Uhr trainieren will, den tragt ihr ab seinem Start in einem Schritt auf alle Dienstage ein. Das passt zur Nachsorge, weil jeder zu einem anderen Zeitpunkt beginnt. Jeder Termin ist danach eine ganz normale Buchung und zieht wie gewohnt einen Punkt ab. Umbuchen lässt sich jeder Termin einzeln: Wer rechtzeitig absagt, bekommt den Punkt zurück und bucht damit selbst einen anderen Slot. Die übrigen Einheiten bleiben davon unberührt.

Rechnet kursifant mit der Deutschen Rentenversicherung ab?

Nein. kursifant erzeugt weder Abrechnungsdatensätze für die Rentenversicherung noch überträgt es Daten an ein Reha- oder Nachsorgeportal. Was ihr bekommt, sind belastbare Zahlen: Wer wann gebucht hat, wer anwesend war und wie viele Einheiten offen sind. Die Abrechnung erstellt ihr daraus wie bisher.

Unsere Patient:innen kommen im Schichtdienst. Können sie selbst umbuchen?

Ja, das ist der eigentliche Gewinn. Alle Trainingszeiten mit freien Plätzen stehen im Kursplan; wer nächste Woche Dienstag statt Donnerstag kann, bucht selbst um. Bis wann das möglich ist, legt ihr fest — dafür gibt es An- und Abmeldeschlüsse. Danach geht es nur noch über euch.

Was ist mit Leuten, die nicht online buchen wollen?

Die tragt ihr ein. Admins und Trainer:innen können Personen direkt auf Termine buchen, auch mehrere auf einmal — siehe Mehrfachbuchung durch Admins. Für alle anderen gibt es eine fertige Anleitung für Teilnehmende, die ihr weitergeben könnt.

Wie weisen wir nach, dass eine Einheit stattgefunden hat?

Über die Teilnehmerliste zum jeweiligen Termin: Sie liegt auf Handy oder Tablet, ihr hakt die Anwesenden ab, die Liste lässt sich ausdrucken und weiterverwenden. Was kursifant nicht tut: ein vorgegebenes Formular ausfüllen oder eine Unterschrift der Teilnehmenden einholen. Verlangt euer Träger beides, bleibt es beim Formular — die Daten dafür habt ihr aber vollständig.

Dürfen die Daten unserer Nachsorge-Patient:innen da rein?

Für eine Terminbuchung braucht kursifant Name, Kontaktdaten und den Termin — mehr nicht. Diagnosen, Befunde und Inhalte der Bewilligung gehören nicht hinein; dafür habt ihr eure Praxissoftware. Die Daten liegen auf Servern in Frankfurt am Main, der Auftragsverarbeitungsvertrag wird beim Vertragsschluss online mit abgeschlossen. Details stehen in der Datenschutzerklärung.

Wir bieten daneben noch Präventions- und Gesundheitskurse an.

Die stehen im selben Kursplan. Rückenschule als Block mit fester Gruppe, Nachsorge als laufende Trainingszeiten, dazu Workshops und Firmenangebote — mit eigener Platzzahl und eigener Kursleitung je Termin. Der Überblick dazu steht auf der Seite Kursverwaltung für Physiotherapie-Praxen.

Was kostet das, wenn wir nur eine Handvoll Nachsorge-Plätze haben?

Fest ab 25 € im Monat bei jährlicher Zahlung, unabhängig von der Zahl der Teilnehmenden, Kursorte und Mitarbeitenden. Es gibt keine Staffel nach Buchungen. 14 Tage lassen sich ohne Kreditkarte testen, der Test endet von selbst.