Von der Papier-10er-Karte zu digitalen Guthabenpunkten: Der Umstiegs-Guide

Du kennst das Bild: Anna kommt in den Kurs, kramt in ihrem Rucksack, kein Stempelheft. Du nickst durch, machst dir eine Notiz auf einem Post-it, und am Sonntagabend sitzt du mit Excel und Papierliste am Küchentisch und versuchst herauszufinden, wer noch wie viele Einheiten übrig hat.

Wenn du Kurse mit 10er-Karten anbietest und das alles bisher manuell machst, kommt irgendwann der Punkt, an dem die Verwaltung mehr Zeit frisst als der Unterricht selbst. Digitale Guthabenpunkte lösen das. Aber: Bevor du startest, musst du eine Sache klären — wie genau bilden deine Punkte deine Preise ab?

In diesem Guide bekommst du die zwei bewährten Modelle (für gleiche und unterschiedliche Kurspreise), drei Wege, wie deine Teilnehmer ihr Guthaben aufladen, und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, mit der du den Umstieg an einem Nachmittag schaffst.

Warum digital? Was sich konkret ändert

Stempelkarten verschwinden, Punkte nicht. Wer einsteigt, macht den Unterschied sofort an drei Stellen:

• Kein „Ich hab meine Karte vergessen” mehr. Der Kontostand liegt im System, nicht in der Geldbörse.
• Du siehst jederzeit, wer wie viele Punkte hat. Statt 30 Minuten Excel-Sortierung am Sonntag: ein Klick.
• Bei jeder Buchung werden Punkte automatisch abgezogen, bei jeder Absage automatisch zurückerstattet. Du tippst nichts mehr nach.
• Teilnehmer kaufen sich neue Punkte selbst. Kein Bargeld, keine Stempel, kein Nachhaken.

Katja Bonny von Bonny Fitness beschreibt den Unterschied so:

"Seit wir kursifant nutzen, ist die Teilnehmeranmeldung viel einfacher und ich habe keine Kartenverkäufe und so gut wie kein Bargeld mehr."

So weit, so gut. Bevor du loslegst, kommt aber die wichtigste Entscheidung.

Die wichtigste Entscheidung: Wie bildest du deine Preise als Punkte ab?

Bevor du den ersten Punkt vergibst, musst du eine Sache klären: Was ist 1 Punkt wert? Es gibt zwei bewährte Modelle. Welches passt, hängt davon ab, ob deine Kurse alle gleich teuer sind oder nicht.

Modell A: „1 Termin = 1 Punkt” (klassische 10er-Karte)

Du machst Yoga-Kurse, jede Stunde kostet 15 €. Die 10er-Karte gibst du für 130 € raus — gut 13 € pro Termin, also rund 13 % Rabatt zum Einzelpreis. Jeder Kurs in deinem System bekommt den Wert „kostet 1 Punkt”. Wer eine 10er-Karte kauft, bekommt 10 Punkte aufs Konto und kann damit 10 Termine buchen — egal welcher Kurs.

Die Mathematik ist für deine Teilnehmer null: 10 Punkte = 10 Termine. Sie kennen das Prinzip aus der Stempelkarten-Welt und müssen nichts neu lernen.

Modell B: „1 Euro = 1 Punkt” (Wertkarte / Guthabenkonto)

Du gibst nicht nur 60-Minuten-Gruppenkurse, sondern auch 90-Minuten-Workshops und 1:1-Coachings? Dann wird Modell A schnell hässlich, weil ein Punkt mal 15 € und mal 60 € wert sein müsste. Hier kommt die Wertkarte ins Spiel.

So funktioniert es: 1 Punkt steht fest für 1 Euro. Deine Teilnehmer laden Guthaben auf — z. B. 100 € — und bekommen 100 Punkte aufs Konto. In den Kurseinstellungen legst du dann fest, was jeder Kurs in Punkten kostet:

• Gruppenkurs (60 Min., 15 €): 15 Punkte
• Workshop (90 Min., 25 €): 25 Punkte
• 1:1-Coaching (60 Min., 60 €): 60 Punkte

Funktioniert wie ein Prepaid-Konto. Der Riesenvorteil: Du kannst jederzeit neue Angebote oder Preise hinzufügen, ohne deine ganze Punkte-Logik neu zu denken. Ein neuer 30-Minuten-Mini-Workshop für 12 €? Einfach „kostet 12 Punkte” eintragen, fertig.

Was, wenn ich beides will?

Sehr häufige Situation: Deine regulären Gruppenkurse laufen mit der 10er-Karte (Modell A, 1 Punkt = 1 Termin), aber du gibst nebenbei auch Workshops oder 1:1-Coachings — und für die fühlt sich Punkte-Logik komisch an.

Die Lösung ist nicht Modell B mischen, sondern: Workshops und Coachings als Termin-Verkauf anbieten. Heißt: Der Workshop ist ein Event mit eigenem Preis, deine Teilnehmer:in bucht und bezahlt diesen Termin direkt — komplett ohne Punkte, ohne Wertkarte, ohne Shop-Produkt. Das hält dein Punktesystem einfach (eine Logik für reguläre Kurse) und Sonderformate bleiben Sonderformate.

Wertkarten aufladen — drei Wege, wie Teilnehmer an ihr Guthaben kommen

Egal ob klassische 10er-Karte oder Wertkarte: Punkte müssen irgendwie auf das Konto deiner Teilnehmer kommen. Drei Wege haben sich bewährt.

Weg 1: Selbst kaufen über den Shop. Der häufigste Weg. In deinem integrierten Online-Shop liegen 5er-, 10er-, 20er-Karten oder Wertkarten zu festen Beträgen. Teilnehmer kaufen mit Mollie online, das Geld landet bei dir, die Punkte werden automatisch dem Benutzerkonto gutgeschrieben. Kein Bargeld, kein Nachfragen, kein Tippen.

Weg 2: Du vergibst manuell. Klassisch für alle, die noch Bargeld vor Ort kassieren oder per Überweisung bezahlt werden wollen. Du gehst in die Benutzerdetails, drückst „Punkte hinzufügen” und trägst die Anzahl ein. Geht auch für alle Benutzer gleichzeitig, wenn du z. B. eine ganze Gruppe als Aktion beschenken willst.

Weg 3: Startguthaben für Neukunden. Deine geheime Waffe gegen die Hürde der Erstanmeldung: Vergib jedem neuen Teilnehmer automatisch X Punkte bei der Registrierung. „Probier den ersten Kurs auf uns.” Wie du das einstellst, steht in der Hilfe.

In 5 Schritten umgestellt – ein Nachmittag reicht

Wer einmal die Punkte-Logik geklärt hat, hat den schwierigsten Teil hinter sich. Der Rest ist Klickarbeit.

Schritt 1 – Punkte-Logik festlegen (10 Min.)

Schreib auf einem Zettel auf, welches Modell du nimmst und was 1 Punkt bei dir wert ist. Bei Modell A: „1 Punkt = 1 Termin”. Bei Modell B: „1 Punkt = 1 Euro”. Plus eine Liste deiner Kurse mit Preis und entsprechenden Punktekosten. Diese Übersicht ist dein Cheat-Sheet für die nächsten Schritte.

Schritt 2 – Kurse mit Punktekosten anlegen oder umstellen (30 Min.)

Bei jedem Kurs setzt du den „Teilnahme kostet Punkte”-Wert. Wie das in der Software konkret aussieht, zeigt die Hilfe-Seite Schritt für Schritt: Kurs mit Punktekosten erstellen und bestehende Kurse umstellen.

Schritt 3 – Bestandskarten der Teilnehmer einbuchen (45–90 Min., einmalig)

Der größte Brocken, aber nur einmal. Drei Optionen:

• Option A – Restpunkte 1:1 übernehmen. Wer noch 4 Stempel auf der Papierkarte hat, bekommt 4 Punkte ins System (oder den entsprechenden Euro-Wert bei Modell B). Fairste Variante, schafft sofort Goodwill.
• Option B – Hartes Stichdatum. Ab dem X.X. läuft alles digital. Restpunkte werden mit Bonus überschrieben, z. B. „Restpunkte +20 % als Dankeschön für die Umstellung”. Klare Linie, etwas mehr Kosten.
• Option C – Übergangsphase. Beide Systeme laufen 4–8 Wochen parallel. Papierkarten laufen aus, neue gibt es nur noch digital. Mehr Aufwand für dich, aber sehr stressfrei für deine Teilnehmer.

Schritt 4 – Shop einrichten und Aufladebeträge festlegen (20 Min.)

Damit Teilnehmer sich selbst Guthaben kaufen können, brauchst du Produkte im Shop:

• Bei Modell A: 5er-Karte, 10er-Karte, 20er-Karte mit jeweils 5/10/20 Punkten. Größere Karte = größerer Rabatt zum Einzelpreis.
• Bei Modell B: Wertkarten zu festen Beträgen (50 €, 100 €, 200 €). Bei den größeren Karten Bonus-Punkte draufpacken: 100 € → 110 Punkte, 200 € → 230 Punkte.

Boni nicht vergessen — sonst gibt es keinen Anreiz, eine größere Karte zu kaufen.

Schritt 5 – Teilnehmer informieren (60 Min.)

Eine kurze E-Mail reicht. Inhalt: Was sich ändert, wie sie sich einloggen, wie sie ab jetzt buchen. Plus ein kurzer Aushang im Studio oder eine Story auf Instagram. Bei den ersten Buchungen nach der Umstellung steh am Anfang fünf Minuten dabei — manche Teilnehmerinnen wollen einfach kurz sehen, dass es funktioniert. Danach läuft das Ding von allein.

Was tun mit den alten Papierkarten?

Aufheben — als Backup für drei bis vier Monate. Falls jemand im Sommer in Urlaub fährt, im November wiederkommt und sich an die Stempel auf der alten Karte erinnert, willst du nachvollziehen können, was sie damals tatsächlich hatte. Nach drei bis vier Monaten kann der Stapel weg. Wer bis dahin keinen Kurs gebucht hat, kommt ohnehin nicht regelmäßig.

Annette von Jump in fasst zusammen, warum die Umstellung sich lohnt:

"Das Punktesystem gibt den Teilnehmern die Freiheit zu buchen und dem Kursleiter die Möglichkeit, eine 10er-Karte einfach zu organisieren."

Häufige Fragen

Müssen meine Teilnehmer die Punkte-Logik verstehen?

Nein. Sie sehen „Dieser Kurs kostet X Punkte” und „Du hast Y Punkte”. Wenn Y ≥ X ist, können sie buchen. Mehr Mathematik müssen sie nicht machen — und mehr willst du auch nicht von ihnen erwarten. Die Logik dahinter (1 Termin = 1 Punkt vs. 1 € = 1 Punkt) ist deine Sache, nicht ihre.

Was passiert, wenn ein Termin abgesagt wird?

Punkte werden automatisch zurückerstattet — bei Stornierung durch deine Teilnehmer (innerhalb der Stornofrist), bei Absage durch dich, oder wenn jemand auf der Warteliste nicht nachrückt. Das ist genau der Komfort, den du auf Papier nie hinbekommen hast.

Kann ich später von Modell A auf Modell B wechseln?

Ja, aber es ist ein bisschen Aufwand. Du müsstest dann die Punktekosten-Werte aller deiner Kurse anpassen (z. B. statt „1 Punkt” jetzt „15 Punkte”) und die Restpunkte deiner Teilnehmer umrechnen (jeder Restpunkt wird zu 13 Punkten oder ähnlich). Lieber gleich richtig wählen — und im Zweifel: Wenn deine Preise auch nur ein bisschen variieren, ist Modell B die zukunftssichere Wahl.

Können Teilnehmer ihre Punkte verschenken oder übertragen?

Punkte sind benutzergebunden, sie können nicht von einem Konto auf das andere übertragen werden. Wenn jemand einer Freundin Yoga schenken will, läuft das über separate Geschenk-Gutscheine im Shop, die die Beschenkte selbst einlöst.

Lohnt sich der Umstieg, wenn ich nur 15 Stammkunden habe?

Ja. Der Aufwand ist einmalig (ein Nachmittag), die Zeitersparnis läuft jede Woche. Bei 15 Teilnehmern sparst du locker 30 Minuten Verwaltung pro Woche — das sind 26 Stunden im Jahr, die du in Marketing, Weiterbildung oder einfach Freizeit stecken kannst.

Was, wenn ein Teilnehmer Punkte zurückgeben will?

Du kannst Punkte manuell wieder vom Konto abziehen und das Geld erstatten. Vorab in den AGB regeln, ob und unter welchen Bedingungen das geht (z. B. nur volle 10er-Karten, nur innerhalb von 14 Tagen). So vermeidest du Diskussionen.

Kann ich für VIP-Kunden oder Stammkunden eine Flatrate bauen?

Ja. Über die Gruppen-Funktion: Du erstellst eine Gruppe „Abo-Kunden”, deren Mitglieder Kurse ohne Punktabzug buchen können. So baust du das klassische Monats-Abo nach, ohne deine Punkte-Logik aufzugeben. Mehr dazu auf der Funktionen-Seite Guthabenkarten.

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So fängst du an

Die wichtigste Entscheidung ist die Punkte-Logik. Sind deine Kurse alle gleich teuer, nimm Modell A („1 Termin = 1 Punkt”). Variieren die Preise, ist Modell B („1 Euro = 1 Punkt”) die zukunftssichere Wahl. Den Rest macht das System.

Mehr zu digitalen Guthabenkarten →

Wenn du dir noch nicht sicher bist, ob die 10er-Karte überhaupt das richtige Modell für dein Kursangebot ist, lies vorher den Vergleich von Einzelbuchung, 10er-Karte und Abo. Und wenn du gerade eher das Gefühl hast, dass nicht nur die Stempelkarten, sondern dein ganzes Excel-Setup digital werden müsste: Hier liest du, wann Excel dich bremst.

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