WhatsApp Business für Kursanbieter: Richtig einrichten

Dein wichtigstes Tool ist gleichzeitig dein größter Zeitfresser

Du kennst das: Sonntagabend, 21:47 Uhr. Dein Handy vibriert. “Kann ich morgen noch in den Kurs?” Dann nochmal: “Ist der Mittwochskurs voll?” Und dazwischen die Sprachnachricht von deiner Mutter.

Wenn Kursanbieter mir erzählen, wo ihre Zeit hingeht, kommt WhatsApp fast immer in den ersten drei Minuten. Nicht weil sie es nicht mögen. Sondern weil alles auf einer Nummer läuft: Buchungen, Absagen, Rückfragen, private Chats, die Schulgruppe der Kinder. Alles durcheinander.

Die gute Nachricht: Du musst WhatsApp nicht aufgeben. Du musst es nur anders nutzen.

Schritt 1: Trenne privat und geschäftlich

Das Wichtigste zuerst. Solange deine Teilnehmer deine private Nummer haben, gibt es keine Grenze zwischen Arbeit und Feierabend. Punkt.

Die Lösung: Eine zweite Nummer nur fürs Business.

Du brauchst dafür kein zweites Handy. Es gibt Apps, die dir eine echte deutsche Mobilnummer geben, die auf deinem bestehenden Smartphone läuft.

satellite: Kostenlose zweite Nummer

satellite ist eine App (für iOS und Android), die dir eine kostenlose deutsche Handynummer gibt. Über eine Million Menschen nutzen sie bereits.

Was du bekommst:

• Eine echte deutsche Mobilnummer
• 100 Freiminuten pro Monat
• Läuft auf deinem vorhandenen Smartphone
• Keine Vertragsbindung

Mit dieser Nummer kannst du WhatsApp Business installieren und deine geschäftliche Kommunikation komplett von der privaten trennen.

So geht’s:

1. Lade satellite herunter und registriere dich
2. Du bekommst sofort eine Nummer
3. Installiere WhatsApp Business (das ist eine separate App neben deinem normalen WhatsApp)
4. Registriere WhatsApp Business mit der satellite-Nummer
5. Fertig. Zwei WhatsApps auf einem Handy.

Wenn dein Handy klingelt, siehst du in der satellite-App sofort, dass es ein geschäftlicher Anruf ist. Du weißt direkt, wie du dich melden musst (“Hundeschule Müller, hallo!” statt “Ja hallo?”). Und wenn du Feierabend hast, machst du die Business-App einfach stumm.

Schritt 2: WhatsApp Business einrichten

WhatsApp Business ist kostenlos und hat ein paar Funktionen, die das normale WhatsApp nicht hat. Genau die machen den Unterschied.

Unternehmensprofil ausfüllen

Dein Profil ist das erste, was Teilnehmer sehen. Fülle es komplett aus:

• Name: Dein Kursname oder Studio-Name
• Kategorie: z.B. “Bildung”, “Sport & Fitness” oder “Gesundheit”
• Beschreibung: Was bietest du an? 2-3 Sätze reichen
• Adresse: Falls du einen festen Standort hast
• Öffnungszeiten: Wann bist du erreichbar (nicht wann deine Kurse sind)
• Website: Dein Buchungsportal oder deine Website

Abwesenheitsnachricht: Dein Feierabend-Schutz

Die wichtigste Funktion. Du legst Zeiten fest, in denen automatisch geantwortet wird. Zum Beispiel:

Wo: WhatsApp Business → Einstellungen → Business-Tools → Abwesenheitsnachricht

Das Geniale: Du lenkst Buchungsanfragen direkt auf dein Buchungssystem, wo Teilnehmer sich selbst helfen können. Weniger Nachrichten für dich, schnellere Antwort für sie.

Begrüßungsnachricht: Erster Kontakt automatisch

Wenn jemand dich zum ersten Mal anschreibt, bekommt er automatisch eine Nachricht:

Schnellantworten: Die 5 Nachrichten die du ständig tippst

Schnellantworten sind gespeicherte Textbausteine, die du mit einem Kürzel abrufst. Du tippst z.B. /platz und der komplette Text wird eingefügt.

Hier sind vier Schnellantworten, die fast jeder Kursanbieter braucht. Kopier sie dir einfach raus:

So richtest du Schnellantworten ein: WhatsApp Business → Einstellungen → Business-Tools → Schnellantworten → Neue Schnellantwort.

Schritt 3: Textvorlagen in deiner Notiz-App

Schnellantworten sind super für WhatsApp. Aber manchmal brauchst du Texte auch für E-Mails, Instagram-DMs oder deine Website. Dafür legst du dir Vorlagen in deiner Notiz-App an, die du überall per Copy-Paste nutzen kannst.

Auf dem iPhone: Apple Notizen

1. Öffne die Notizen-App
2. Erstelle einen Ordner “Kursvorlagen”
3. Lege für jede Vorlage eine eigene Notiz an
4. Tipp: Pinne den Ordner oben an, dann findest du ihn sofort

Auf Android: Google Keep

1. Öffne Google Keep
2. Erstelle Notizen mit einem Label “Kursvorlagen”
3. Vorteil: Die Notizen sind auch am Computer verfügbar

Welche Vorlagen du vorbereiten solltest

Neben den WhatsApp-Schnellantworten von oben gibt es noch ein paar Situationen, für die sich Vorlagen lohnen:

Labels: Ordnung im Chat-Chaos

WhatsApp Business hat eine Funktion, die das normale WhatsApp nicht kennt: Labels. Damit kannst du Chats farbig markieren und gruppieren.

Sinnvolle Labels für Kursanbieter:

So verlierst du nie den Überblick, wer was braucht.

Vorher vs. Nachher: Dein Montag

Der Katalog: Dein Mini-Schaufenster

WhatsApp Business hat einen eingebauten Produkt-Katalog. Den kannst du nutzen, um deine Kurse zu zeigen. Wenn jemand fragt “Was bietest du an?”, schickst du einfach einen Katalog-Link.

Pro Kurs ein Eintrag mit:

• Name des Kurses
• Kurze Beschreibung (1-2 Sätze)
• Preis oder “Ab X €“
• Link zum Buchen

Das erspart dir das zigste Mal “Ich biete Montags um 18 Uhr Yoga an und Mittwochs…“.

FAQ: Häufige Fragen

Kann ich WhatsApp und WhatsApp Business auf einem Handy nutzen?

Ja. Es sind zwei separate Apps. Dein normales WhatsApp läuft mit deiner privaten Nummer, WhatsApp Business mit deiner Geschäftsnummer (z.B. über satellite).

Sehen meine Teilnehmer, dass ich WhatsApp Business nutze?

Ja, es steht klein “Unternehmenskonto” in deinem Profil. Das ist aber eher ein Vorteil. Es wirkt professioneller.

Was kostet WhatsApp Business?

Die App ist kostenlos. Es gibt eine Premium-Version (ab ca. 5-10 €/Monat) mit Extras wie Multi-Device und Chat-Zuweisung, aber für die meisten Kursanbieter reicht die kostenlose Version.

Kann ich meine bestehende Nummer zu WhatsApp Business umziehen?

Ja, aber dann verlierst du das normale WhatsApp auf dieser Nummer. Besser: Behalte deine private Nummer im normalen WhatsApp und nutze eine neue Nummer (z.B. satellite) für WhatsApp Business.

Ersetzt WhatsApp Business ein Buchungssystem?

Nein. WhatsApp ist Kommunikation, kein Buchungstool. Du kannst keine Termine verwalten, keine Wartelisten führen und keine Zahlungen abwickeln. Die beste Kombination: WhatsApp Business für schnelle Fragen und ein Buchungssystem wie kursifant für alles andere. In deinen Auto-Replies verlinkst du dann direkt aufs Buchungsportal.

Du willst nicht nur die Kommunikation, sondern auch Buchungen, Warteliste und Bezahlung automatisieren? Teste kursifant kostenlos und spar dir noch mehr WhatsApp-Nachrichten.