Kein Business ohne Prozesse oder Was hat dein Business mit Kuchen backen zu tun? [ Gastbeitrag von Vanessa ]

von | Jul 29, 2022 | Prozessoptimierung

Du hast dein eigenes Business, aber irgendwie läuft es noch nicht so, wie du es dir eigentlich erhofft hattest?

Vielleicht hast du von viel Freizeit, Flexibilität, passivem Einkommen und mobilem Arbeiten geträumt.

Tja, da muss ich dich leider enttäuschen – denn eine Selbstständigkeit ist harte Arbeit, egal ob du online oder offline arbeitest! Und leider machen wir alle keinen Umsatz, wenn wir nur am Pool liegen und Cocktails trinken.

Und wahrscheinlich sieht die Realität  eher so aus:

Du sitzt den ganzen Tag am Laptop und schreibst E-Mails, koordinierst Kunden-Termine, managst dein Team, kümmerst dich um die Buchhaltung und dann möchtest du auch noch regelmäßig bei Social Media aktiv sein…

Ganz schön ernüchternd, oder?

ABER – ich habe ein paar Tipps, mit denen du dein Business leichter führen kannst und so tatsächlich mehr Zeit für die schönen Dinge im Leben hast.

Kein Business ohne Prozesse und Strukturen

Es gibt eine Gemeinsamkeit zwischen verschiedenen erfolgreichen Unternehmen – sie haben klare Prozesse

Und wenn auch du dein Business auf das nächste Level heben willst und kein teures Hobby betreiben möchtest, dann benötigst du dokumentierte Abläufe und Strukturen. Ja, auch die Erstellung von Prozesses kostet Zeit, aber es wird sich definitiv auszahlen!

Der Aufbau von klaren Strukturen gehört zu deinem Business-Fundament einfach dazu. Und die Zeit, die du einmal investierst, wirst du langfristig um das zig-fache wieder einsparen. 

 

Wieso benötigst du Prozesse?

Wiederholbarkeit

Die Möglichkeit, Aufgaben immer und immer wieder durchzuführen und nicht immer wieder das Rad neu erfinden zu müssen, spart Zeit und Energie. 

 

Prozesse sind wie Rezepte. Wenn du einen Kuchen backst, entwickelst du ja auch nicht jedes Mal ein neues Rezept. 

 

Verlässlichkeit

Du erwartest bei deinem Lieblings-Coffeeshop, dass der Kaffee immer gleich gut schmeckt. Genauso hat dein Kunde auch eine Erwartung an dich und die Qualität deines Produktes oder deiner Dienstleistung. Mit einem definierten Prozess stellst du sicher, dass das Ergebnis immer gleich ist.

Es darf keinen Unterschied machen, ob du selber oder jemand aus deinem Team die Aufgabe durchführt. 

 

Der Kuchen soll so schmecken wie bei deiner Oma – egal ob du oder dein Partner ihn gebacken hat

 

Steigere die Effizienz

Auf den ersten Blick magst du vielleicht denken, dass es dich ausbremst, wenn du erst eine Checkliste oder eine Anleitung für eine Aufgabe erstellen musst.

Aber deine Zeit ist zu wertvoll, als dass du Stunden damit verbringst, Vorlagen zu suchen, Tutorials zu schauen (wie funktioniert nochmal das neue Tool?) oder Aufgaben nachzuarbeiten, weil du irgendetwas vergessen hast.

Du wirst erstaunt sein, wie viel schneller du bist, wenn du nicht aktiv über den nächsten Schritt nachdenken musst, sondern die To-dos nur noch “erledigen” musst.   

 

Was ist schneller? Ein Kuchen mit Rezept oder ohne?

 

Stabilität

Was passiert eigentlich, wenn jemand aus deinem Team krank wird, in den Urlaub fährt oder dein Team verlässt? Wer kann dann spontan die Aufgaben übernehmen?

Wir können Veränderungen nicht verhindern, aber als Unternehmer/in ist es unsere Aufgabe auf Veränderungen bestmöglich vorbereitet zu sein. Dein Business soll nicht zusammenbrechen, nur weil jemand aus deinem Team für eine längere Zeit ausfällt.

Wenn das ganze Wissen nur in den Köpfen von dir und deinen Mitarbeitern steckt, dann machst du dich abhängig. 

 

Und das kennen wir bei dem Kuchen-Beispiel alle – Gerichte, die nur Oma zubereiten konnte und die jetzt niemand mehr macht, weil keiner das Rezept aufgeschrieben hat.

 

Kreativität

Vielleicht denkst du jetzt, dass dich Prozesse und Strukturen nur einengen und deine Kreativität behindern. 

Es ist aber genau das Gegenteil!

80% der Aufgaben in deinem Business sind wiederholbare Tätigkeiten und diese kannst du standardisieren. Und bei den übrigen 20% kannst du dann mit deiner Kreativität brillieren, einfach weil du den Kopf frei hast von den Routine-Aufgaben.

 

All das führt zu mehr Zeit, mehr Qualität, zufriedeneren Kunden und mehr Umsatz!

 

Prozesse bilden die Grundlage für schlanke und effiziente Abläufe in deinem Business. 

Denn erst, wenn du Klarheit über deine Abläufe hast, kannst du Themen wie Verbesserungen, Outsourcing und Automatisierung angehen. 

 

Du hast dein Business wahrscheinlich nicht gegründet, um den ganzen Tag bei Instagram und Facebook zu sein, digitale Produkte zu erstellen oder  Backoffice-Tätigkeiten zu erledigen. 

Prozesse helfen uns dabei, diese Bereiche z.B. zu vereinfachen, leichter und schneller zu machen – damit wir Zeit für unsere Kunden und umsatzbringende Aktivitäten haben. 

Und wenn die Prozesse dann auch noch automatisiert ablaufen, spart das zusätzlich Zeit – und nimmt den Druck raus, weil nicht  alles von deiner persönlichen Anwesenheit abhängt. 

Wo anfangen?

Das ist eine der Fragen, die ich tatsächlich am häufigsten gestellt bekomme. “Vanessa – wie fange ich in diesem Chaos nur an?”

Ich kann dich da total verstehen. Mir ging es zu Beginn meiner Selbstständigkeit genauso. Ich hatte so viele To-dos und noch mehr Ideen im Kopf. Ich hatte meinen Kalender, einen Notizblock, Post-Its, ein Google-Doc und natürlich allerhand Lesezeichen und Notizen in meinem Handy. Ich muss zugeben, es war ein riesen Chaos

Mein Vorteil war aber, dass ich auf meine jahrelange Erfahrung als Prozess- und Projektmanagerin zurückgreifen konnte und so recht schnell ein einfaches System für mich aufgebaut habe. 

 

Schritt 1 – Tief durchatmen! 

Rom ist nicht an einem Tag erbaut worden und genauso erstellst du deine Prozesse nicht an einem Tag! Es ist keine Tätigkeit, die du einmal machst und dann vergessen kannst! Es werden immer neue Abläufe dazu kommen, andere wegfallen und viele werden sich im Laufe der Zeit verändern – weil du vielleicht eine neue Software nutzt oder neue Mitarbeiter einstellst. Starte mit einem Bereich und baue dir nach und nach deine Strukturen auf. 

 

Schritt 2- Bekomme Klarheit über deine Abläufe.

Nimm dir einen Unternehmensbereich vor und notiere alle Aufgaben, die dort anfallen. Mit meinen Kunden erstelle ich ein Schaubild über die Prozesse im Unternehmen, aber mit einer Liste funktioniert es genauso gut. 

 

Schritt 3

Nimm dir dann einen Ablauf vor und schreibe die einzelnen Schritte einfach mal auf. Was passiert wann? Hab’ hier immer die Fragen im Hinterkopf: “Geht das vielleicht einfacher oder schneller? Wo passieren schnell Fehler oder verliere ich Zeit” Vielleicht lässt sich etwas optimieren oder automatisieren.

 

Schritt 4 

Arbeite mit deinen Prozessen! Es ist nicht damit getan, dass du dir einmal deine Schritte aufschreibst! Ein nachhaltiger Effekt wird sich erst einstellen, wenn du deine Prozesse und Strukturen auch NUTZT

Ich empfehle dir da ein digitales Projektmanagement-Tool, das dich tagtäglich bei deiner Arbeit unterstützt. Da gibt es verschiedene auf dem Markt (z.B. Trello, ClickUp oder Notion) Ich beispielsweise organisiere mein gesamtes Business mit Asana. 

Asana ist ein Work-Management-Tool und hilft dir, deine Projekte und Aufgaben zu planen und zu organisieren. Du behältst immer den Überblick und weißt am Morgen ganz genau, welche Aufgaben an dem Tag anstehen. Mit Asana kannst du dazu ganz leicht im Team zusammenarbeiten. Die tausend E-Mails zwischen dir und deinen Mitarbeitern haben endlich ein Ende, denn du kannst aufgabenbezogen in Asana mit deinen Teammitgliedern kommunizieren. 

Und das Beste ist: Asana hat eine KOSTENFREIE Version, mit der du dein ganzes Business organisieren kannst. 

 

Wenn du dein Business jetzt auch mit Asana organisieren möchtest, kannst du dir hier meinen kostenfreien Asana-Starter-Plan herunterladen und erfahren, wie du 10 Stunden pro Woche mit dem Projektmanagement-Tool sparen kannst. 

Starte noch heute mit Asana und du wirst…

  • mehr Klarheit und Struktur in deinem Business haben
  • produktiver arbeiten als jemals zuvor
  • nie wieder den Überblick über deine To-do-Liste verlieren
  • dein kleines oder großes Chaos beseitigen
  • Spaß beim Arbeiten mit Asana haben

Dieser Gastbeitrag ist von:

Vanessa

Vanessa

Ich bin Vanessa, und klare Prozesse sind meine Superpower!

Als zertifizierte Qualitätsmanagerin weiß ich, dass definierte und strukturierte Abläufe der Schlüssel zu mehr Zeit, Wachstum und Umsatz sind.

Als Workflow-Spezialistin helfe ich dir auf deinem Weg vom überarbeiteten Solopreneur zum strukturierten und fokussierten CEO deines eigenen Unternehmens.

Ein 💜 Danke für Deine Zeit!